Bạn cần những thực hiện những gì để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công?

Bạn cần những thực hiện những gì để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công?

Đã từ lâu, hội thảo đã trở thành công cụ được ưa chuộng nhất trong cả khu vực tư nhân lẫn khu vực nhà nước cho những vấn đề đóng góp và phát huy tinh thần ý kiến tập thể. Tuy nhiên trong thực tế, không phải hội thảo nào cũng thành công hay đảm bảo được tinh thần chia sẻ ý kiến tập thể.

Có những hội thảo mang tính hình thức, dẫn đến lãng phí tài lực, nhân lực và thời gian. Tùy theo công năng của hội thảo mà cách thức thực hiện khác nhau. Tựu chung trong một hội thảo chuyên nghiệp phải đáp ứng đầy đủ ba yếu tố công đoạn hoạch định, trong khi thực hiện và sau khi thực hiện.

1.    Hoạch định: Đây là công đoạn đầu tiên và tối quan trọng, nó quyết định rất lớn vào sự thành công của một hội nghị, hội thảo

Trong công đoạn này, bạn phải xác định, xác định các yếu tố liên quan như: chủ đề, mục tiêu, cách thức của hội thảo, thành phần tham dự, địa điểm, thời gian, lịch trình, tiến độ thực hiện, ngân sách, nhân sự, công tác hậu cần… trong đó việc xác định mục tiêu của hội thảo là tối quan trọng, nó sẽ là nhân tố kiểm chứng sự thành công của hội thảo sau này.

2.    Trong khi thực hiện: Giai đoạn này bao gồm các bước như thông báo sự kiện, công tác hậu cần, lịch trình của cuộc hội thảo

Thông báo hội thảo: Tùy theo tính chất của hội thảo, dành cho cộng đồng hay nhóm lợi ích, thu phí hay không thu phí .. mà hình thức, quy mô cùng mức độ thông báo có thể khác nhau. Có những hội thảo chỉ cần thông báo bằng thư mời trực tiếp đến những đối tượng cụ thể. Ngược lại, có những hội thảo cần được thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng, thậm chí cần được quảng bá rộng rãi nhằm thu hút sự quan tâm của nhiều người, nhiều tổ chức.

Triển khai công tác hậu cần: Công tác này liên quan đến việc chuẩn bị cơ sở vật chất và dịch vụ phục vụ hội thảo. Trong đó, cơ sở vật chất bao gồm hội trường, bàn ghế, thiết bị nghe nhìn (máy tính, màn chiếu, âm thanh, ánh sáng… ) các tài liệu, các hình ảnh trực quan hóa, các phụ liệu khác và các dịch vụ cơ bản bao gồm phòng ngủ qua đêm, đưa đón, ăn trưa, giải khát, in sao tài liệu, công tác an ninh, và các dịch vụ bổ trợ khác. Tùy theo đặc thù từng hội thảo mà danh mục công tác hậu cần có thể giảm sao cho đảm bảo thành công hội thảo.

Thực hiện lịch trình của hội thảo: Đây là công tác liên quan trực tiếp đến hội thảo, bao gồm:

Kiểm soát: Người chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức sự kiện phải có danh mục cần kiểm tra, trước khi bắt đầu hội thảo, phải rà soát các danh mục để đảm bảo tính hoàn thiện của hội thảo.

Điều hành hội thảo:

Là công tác quan trọng nhất nhằm đảm bảo thành công của hội nghị, hội thảo. Bao gồm đảm bảo về mặt thời gian, hình thức thảo luận phù hợp, sự liên quan đến chủ đề hội thảo và đảm bảo hội thảo hướng đến mục tiêu qua các phiên thảo luận.

Đảm bảo về mặt thời gian là kiểm soát thời gian của người điểu hành bởi trong thực tế có những hội thảo mà phần trình bày chưa đi sâu vào trọng tâm của buổi hội thảo và vượt quá thời gian quy định trong chương trình. Hay có những tranh luận đi quá xa so với chủ đề, mục tiêu của hội thảo đang hướng tới.

Trong trường họp này, tất nhiên vai trò của người điều hành là cần thiết để đảm bảo chương trình hội thảo không bị phá vỡ, còn khi nói đến việc đảm bảo hình thức thảo luận phù hợp, thực tế, hình thức thảo luận phải được xác định rõ ràng ngay từ khi lập kế hoạch. Tuy nhiên sự linh hoạt, uyển chuyển của người điều hành là rất cần thiết nhằm đưa ra hình thức thảo luận phù hợp nhất và phát huy tối đa đóng góp của người tham dự.

Thực tế có những hội thảo mang tính chất bàn bạc và đề xuất giải pháp nhưng diễn biến chỉ có phần hội mà không có phần thảo. Chẳng hạn như một cuộc hội thảo công nghệ mời rất nhiều giáo sư chuyên ngành và có một loạt phát biểu  và trình bày tham luận nhưng kết quả của đại biểu chủ tọa lại hoàn toàn không có tác động từ buổi hội thảo.

Sao lưu diễn biến hội thảo: Đây là kĩ thuật nhằm trực quan hóa và sao lưu lại kết quả bàn bạc, đóng góp của người tham dự. Thông thường ban tổ chức sẽ sao lưu lại hình ảnh của hội thảo, bản tốc kí của kết quả thảo luận, các tài liệu cho nội dung trình bày. Tất cả những điều này sẽ giúp ban tổ chức đánh giá, báo cáo sau cuộc họp.

Tóm tắt kết quả: Đây là phần diễn ra trong cuối chương trình. Phần này, người điều hành sẽ tóm tắt kết quả đạt được thông qua thảo luận, đóng góp ý kiến từ những đại biểu tham dự. Nếu phải thành lập nhóm sau hội thảo thì người điều hành cũng nên thông báo và thành lập nhóm trước khi kết thúc hội thảo.

3.    Sau khi thực hiện: Đây là đoạn thuộc về phần hậu kì nhưng không kém phần quan trọng bởi những ý kiến, đề xuất, giải pháp, kết luận trong hội thảo phải được hệ thống lại để báo cáo cho các tổ chức, các cá nhân liên quan và tổ chức thực hiện chúng.

Công đoạn này bao gồm hai bước cơ bản, bao gồm:

Tổng kết – đánh giá- báo cáo: Dựa trên tất cả tài liệu sao lưu diễn biến hội thảo như đã trình bày như trên, ban tổ chức phải làm công tác báo cáo, trong đó tổng hợp lại tất cả các ý kiến, đề xuất liên quan đến chủ đề hội thảo, đề xuất những việc liên quan đến hội thảo và đánh giá mức độ thành công của hội thảo dựa trên mục tiêu đã đặt ra và phần hoạch định hội thảo.

Theo dõi – thực hiện: Dĩ nhiên, trong bản báo cáo phải bao gồm những phần việc sẽ làm tiếp theo. Trong đó nội dung công việc cần làm, ai làm, khi nào, ở đâu, thời gian hoàn thành, kinh phí… Dựa vào điều đó, người điểu phối hoạt động sẽ tiến hành giám sát tiến độ các công việc sẽ thực hiện sau hội thảo.

Làm được như vậy, hội thảo mới thực sự phát huy được công năng toàn vẹn của nó, đảm bảo tính dân chủ trong khâu đưa ra quyết định, đồng thời tối ưu hóa đóng góp của nhóm lợi ích liên quan đến vấn đề cẩn được giải quyết.

Để hội thảo, hội nghị thành công rất cần đến những con người tổ chức chương trình chuyên nghiệp. Là một trong những công ty như vậy, chúng tôi, công ty tổ chức sự kiện Vietwind là một trong những công ty sự kiện đã làm hài lòng rất nhiều khách hàng dù khó tính nhất. Mang đến cho khách hàng rất nhiều chương trình thành công ngoài mong đợi. Với đội ngũ nhân lực hung hậu, chuyên nghiệp, chúng tôi nhất định sẽ mang đến công ty, doanh nghiệp của bạn những chương trình hài lòng nhất. Đừng ngần ngại, hãy liên hệ với chúng tôi ngay nhé.

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức sự kiện và teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 - 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email: sales@vietwind.com.vn