Cách tổ chức hội nghị, hội thảo thành công

Cách tổ chức hội nghị, hội thảo thành công

Cách tổ chức hội nghị, hội thảo thành công không phải là điều đơn giản nếu bạn không có những bước chuẩn bị thật kỹ càng. Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người để tranh luận về nội dung, chủ đề mà họ có chung sự quan tâm tại một địa điểm và thời gian định trước.

Chính vì thế, trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo, bạn cần xác định rõ mục tiêu của cuộc hội nghị, hội thảo đó là gì? Đối tượng tham gia cuộc là ai? Địa điểm tổ chức ở đâu?

Chuẩn bị kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo như thế nào?

1.    Xác định được mục tiêu

Mỗi cuộc hội nghị, hội thảo đều có mục tiêu riêng. Ví dụ: Bạn muốn thay đổi cách thức tuyển dụng? Bạn muốn giới thiệu dịch vụ thuê văn phòng trọn gói có những gì? Bạn muốn dạy các nhà quản lý quản lý hiệu quả hơn?

Rất nhiều hội nghị chỉ là sự lãng phí thời gian, bởi mục tiêu của hội nghị, hội thảo không hề dễ dàng, các cuộc thảo luận không có trọng tâm. Nếu bạn không thể xác định được mục tiêu rõ ràng này, hội thảo của bạn không thể hấp dẫn được người xem.

2.    Ai sẽ là người tham dự

Khi đã xác định được mục đích của hội nghị, hội thảo, bạn sẽ cần biết phải mời ai đến tham dự hội nghị, hội thảo đó. Ví dụ: nếu mục tiêu của cuộc hội thảo là phát triển chi tiết cho một vấn đề, bạn có thể chỉ muốn ít hơn 10 người quan trọng nhất tới tham dự hội nghị, hội thảo. Nếu mục tiêu của bạn là thành lập doanh nghiệp, bạn có thể mời một nhóm lớn và chia thành nhiều nhóm nhỏ để thảo luận.

Sau đó, lập danh sách những người đó. Hãy cố gắng lập danh sách cụ thể nhất, nhưng cũng để trống một vài vị trí để đề phòng những trường hợp có thể thay đổi vào phút chót.

3.    Chọn địa điểm thích hợp

Số lượng người tham dự chương trình hội nghị, hội thảo sẽ quyết định diện tích phòng của cuộc hội nghị, hội thảo đó.

Ngoài sức chứa vừa đủ, điều cần quan tâm là trang thiết bị phòng họp có đầy đủ hay không, có thể hỗ trợ tối đa trong việc truyền tải tới khách mời hay không? Nội quy hay quy định của phòng họp ra sao? Có phù hợp không? Mọi người có thể dễ dàng tìm được địa điểm này hay không? Có phải di chuyển xa để tới cuộc họp hay không? Bạn nên đặt ra những câu hỏi như thế này, để có thể giải quyết từng vấn đề, tránh những sự cố khi đến ngày hội thảo.

4.    Truyền thông về sự kiện

Đây là một bước khá quan trọng trong quá trình thành công của một hội nghị, hội thảo. Càng nhiều người biết đến cuộ hội thảo sẽ là một cơ hội để người tổ chức hội thảo đạt được mục tiêu ban đầu mà hội nghị, hội thảo đề ra, tìm kiếm khách hàng và đối tác tiềm năng.

Tùy vào quy mô của hội thảo, hội nghị, thông thường quá trình truyền thông sẽ có những cơ bản sau:

Gửi thư mời cho các đơn vị truyền thông, nhà báo, phóng viên.

Tạo thiệp mời cho khách mời

Chuẩn bị những tài liệu cơ bản để phát cho khách tham dự và tài liệu hội nghị cho những người không tham gia.

Quà tặng cho khách đến tham dự và đơn vị truyền thông

Những lưu ý trong quá trình tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo?

1.    Nội dung của cuộc hội nghị, hội thảo

Khi bạn đã xác định được mục tiêu là gì, đối tượng tham gia là ai thì chắc chắn bạn đã biết được nội dung của cuộc hội nghị, hội thảo đó xoay quanh vấn đề gì? Bạn cần xây dựng thật tốt chủ đề chính và các chủ đề liên quan đến hội nghị, hội thảo để hội nghị, hội thảo diễn ra sôi nổi.

2.    Bố cục chương trình

Tạo một list các điểm nổi bật chính của hội nghị, hội thảo, từ đó phát triển thành các ý chi tiết mà bạn sẽ trình bày trong hội nghị, hội thảo.

3.    Các thiết bị phòng họp

Bạn hãy tận dụng tối đa các trang thiết bị hiện đại, nó sẽ giúp bạn thuyết trình một cách sinh động nhất.

4.    Bữa ăn nhẹ giữa giờ (tea- break)

Nếu hội nghị kéo dài, bạn nên chia nhỏ từng phần của hội nghị, tránh cho khách mời mệt mỏi khi phải tham dự trong thời gian  dài. Một bữa ăn nhẹ hoặc tiệc trà sẽ giúp bạn cũng như người được mời đến tham dự giải lao và thư giãn.

5.    Dự kiến thời gian chính xác của hội nghị

Việc đánh giá được thời gian diễn ra hội nghị và diễn ra trong bao lâu sẽ tăng hiệu quả của hội nghị. Bạn phải nắm rõ kế hoạch của hội nghị, bạn sẽ dành thời gian bao nhiêu thời gian cho mỗi buổi thuyết trình.

Hãy nhớ,  tổ chức hội nghị càng chi tiết thì bạn sẽ càng đảm bảo được buổi hội nghị chạy đúng tiến độ và giảm thiểu rủi ro không mong muốn có thể xảy ra.

Sau khi hội nghị kết thúc

Sau khi kết thúc hội nghị, hội thảo, bạn nên tạo một video khái quát lại một số vấn đề chính để khách hàng nắm rõ nội dung hơn.

Việc đánh giá lại buổi hội thảo sau khi nó diễn ra cũng là một quy trình cơ bản của người tổ chức. Điều này sẽ rất hữu ích để đánh giá hiệu quả của buổi hội thảo, mình đã làm được những gì, điều gì còn thiếu sót, điểu gì đã được truyền tải tới khách hàng.. Từ đó đơn vị tổ chức sẽ rút được kinh nghiệm cho lần tiếp theo tổ chức hội nghị.

Gửi quà tặng cho những người tham dự là một cách hiệu quả chiếm tình cảm của những người tham dự cũng như thu hút khách hàng tới hội nghị lần sau.

Bạn sẽ có được một hội nghị, hội thảo thành công khi áp dụng những phương pháp như trên.

Tuy nhiên, để có một chương trình hội nghị, hội thảo thành công nhất thiết bạn cần hợp tác với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo chương trình hội thảo của mình diễn ra hoàn hảo nhất.

Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, cùng với đội ngũ nhân lực, trẻ trung, năng động, chúng tôi đã làm hài lòng rất nhiều khách hàng, kể cả những khách hàng khó tính nhất. Bạn hãy trở thành khách hàng hài lòng tiếp theo của chúng tôi nhé. Vậy còn chần chờ gì nữa, nếu bạn có nhu cầu, hãy liên hệ với chúng tôi ngay nhé!

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức sự kiện và du lịch - teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 - 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email: sales@vietwind.com.vn