Kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo thành công
Kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo thành công
Để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công, người làm chương trình phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch một cách chi tiết nhất. Thông thường kết cấu của một hội nghị, hội thảo cũng thường khá đơn giản bao gồm sự phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ (nếu có), trao đổi, thảo luận cùng các tiết mục văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng.
Những việc cần chú ý khi tổ chức hội nghị,
hội thảo?
1. Lên chủ đề
chương trình
Nội
dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của chương trình, nó quyết định mục
đích của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham gia. Chẳng hạn như chủ
đề của một hội thảo dành cho những người
sắp khởi nghiệp có thể là “ kĩ năng lập quan hệ trong kinh doanh”, một
buổi dành cho các nhà phân phối có thể là “tri ân khách hàng”.
2. Làm việc với
diễn giả, người phát ngôn, khách mời.
Việc
ban tổ chức thường làm với những vị khách mời này là bàn bạc với họ về nội dung
buổi nói chuyện, thời gian nói chuyện. Nhiều nhà tổ chức tỏ ra lung túng khi xử
lý việc này, họ đành để diễn giả muốn làm gì thì làm, dẫn đến việc những diễn
giả sau có ít thời gian nói chuyện hơn hoặc buổi hội thảo bị kéo dài. Tuy
nhiên, rất nhiều chương trình ‘bể show’ vì diễn giả không kiểm soát tốt thời
gian của mình, họ có thể cao hứng nói nhiều hoặc tiết mục của họ gây mất thời
gian hơn dự kiến.
Những
thông tin về diễn giả rất quan trọng trong các buổi hội thảo, huấn luyện,
chuyên đề…liên quan đến diễn thuyết, tập huấn…và uy tín của quyết định sự hấp dẫn
của chương trình đó. Bởi vậy bạn nên công bố rõ ràng tên, chức danh của diễn giả,
nếu diễn giả chưa nổi tiếng lắm.
3. Tìm kiếm địa
điểm thích hợp
Bạn
nên tổ chức ở những địa điểm phù hợp với mục đích tổ chức chương trình của
mình, chẳng hạn như một hội thảo lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay
khách sạn, một buổi workshop nhỏ mang không khí ấm cúng, thân mật có thể làm tại
quán café. Bạn không nên chọn địa điểm quá rộng so với số lượng người tham dự
vì như vậy sẽ làm không khí loãng.
Bạn
cũng cần kiểm tra những tiện ích mà chủ
địa điểm cung cấp cho bạn xem phần nào là miễn phí và phần nào sẽ tính phí nhằm
lên dự trù kinh phí cho phù hợp. Hãy dự
trù tất cả các dụng cụ cần thiết cho
chương trình để đảm bảo chương trình diễn ra chu đáo nhất, để biết những vật dụng
cần thiết cho một buổi hội thảo.
4. Truyền thông
sự kiện
Với
những hội thảo, lớp học thu phí hay tự do, bạn cũng nên dành nhiều thời gian đầu
tư cho công tác tuyên truyền nếu không muốn chương trình của mình ít người tham
dự.
Một
số kênh truyền thông hiệu quả bao gồm: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội…Đối
với các hội thảo có tính phí tương đối cao, bạn cần các hình thức truyền thông
mang tính ‘tấn công’ nhiều hơn như gọi điện thoại trực tiếp mời người tham dự.
Đối với chương trình hội thảo dành cho những đối tượng cao cấp như giám đốc, chủ
doanh nghiệp, rất có thể doanh nghiệp của bạn phải bố trí nhân viên gọi điện mời
tham dự, đừng trông chờ gửi đi vài ngàn email sẽ có người liên hệ với bạn để
đăng kí tham dự.
Bạn
cũng nên cân nhắc truyền thông cho phù hợp, nếu truyền thông quá cận ngày tổ chức thì người tham gia có thể
kẹt công việc và sắp xếp không được, nhưng truyền thông sớm quá cũng không được,
người tham dự thấy thời gian còn quá xa nên chủ quan không đăng kí, sau đó quên
không đăng kí.
Database
khách tham dự tiềm năng là một công cụ tiềm năng để bạn chào bán hội thảo của
mình, bạn có thể mua lại dữ liệu dữ liệu khách hàng từ công ty quảng cáo, truyền
thông, website giới thiệu việc làm… Tùy
vào những hình thức tuyên truyền bằng email hoặc số điện thoại để bạn quyết định
danh sách cho phù hợp với chương trình của mình.
Với
kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi công ty tổ chức
sự kiện Vietwind đã thực hiện thành công hàng ngàn chương trình thành công,
mang đến niềm vui, hài lòng cho hàng ngàn khách hàng. Cùng với đội ngũ nhân lực
trẻ trung, năng động, đông đảo, giàu sức sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ làm
doanh nghiệp của bạn hoàn toàn hài lòng.
Vậy
bạn còn chần chờ gì nữa, nếu bạn có nhu cầu, hãy gọi ngay cho chúng tôi nhé.
Nhận xét
Đăng nhận xét