Những khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Tổ chức chạy roadshow là một trong những hình thức quảng cáo ngoài trời chuyên về mảng maketing rất ưa chuộng hiện nay. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng không phải là ngoại lệ, ban tổ chức cũng sử dụng roadshow để quảng cáo những event sắp tổ chức hoặc PR cho chính hình ảnh của sản phẩm được trưng bày trong sự kiện đó.

Làm thế nào để một chương trình roadshow hiệu quả nhằm mục đích truyền thông cho sự kiện là điều mà bất cứ event planner nào cũng mong muốn. Tổ chức roadshow là điều không hề dễ dàng, bởi đây là hình thức PR có độ phức tạp cao mà không phải đơn vị nào cũng đủ năng lực thực hiện. Nếu không cẩn thận, rất có thể những khó khăn sau đây sẽ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow.

1.    Chi phí cao, dễ phát sinh thêm nhiều điều khoản

Road show được thực hiện khá công phu và điều đó chi phí bỏ ra rất tốn kém. Vì vậy roadshow chỉ phù hợp với những thương hiệu lớn, có sẵn lượng khách hàng rộng rãi nhưng vẫn muốn đưa tên sản phẩm đến với công chúng nhiều hơn. Còn những sản phẩm đặc thù có phân khúc nhỏ thì bạn nên chọn phương án tiếp thị khác thay vì bỏ quá nhiều tiền vào road show.

2.    Các hoạt động diễn ra trong sự kiện gặp sự cố bất ngờ

Không thể không kể đến những hoạt động đang diễn ra tưởng chừng suôn sẻ trong quá trình chạy road show thì lại phải gặp những sự cố bất ngờ. Có thể là hỏng hóc về phương tiện, có thể là thành viên đi lạc nhóm, có thể là trời đổ mưa bất chợt. Tất cả những tình huống đó có thể xảy ra nên bạn phải có những phương án đối phó từ trước.

3.    Khó khăn về nhân sự chạy roadshow

Nhân sự tham gia chương trình là các PG, PB có ngoại hình và thực sự chịu khó. Tuy lương cho hoạt động này khá cao nhưng lại rất vất vả vì hoạt động này thường diễn ra ngoài trời.  Bạn có thể phải chạy xe dưới trời nắng nóng, hoặc đi vào giờ tan tầm, đường tắc nhưng vẫn phải di chuyển và giữ cự li đội hình. Bởi tính chất vất vả của công việc, nên rất có thể nhân viên sẽ nghỉ ngang trong quá trình thực hiện. Cho nên việc giữ chân nhân sự và có phương án thay thế là điều cẩn đặc biệt chú ý với những người tổ chức.

4.    Xin cấp phép chạy road show

Việc cấp phép cho hoạt động ngoài trời nói chung và roadshow nói riêng thường rất khó khăn.  Hoạt động chạy roadshow không được sở văn hóa thông tin cấp phép, nhiều người chạy roadshow thường né giấy phép chạy roadshow hoặc chạy roadshow chui, đến khi bị bắt thì nộp phạt.

Để đảm bảo rủi ro thấp nhất cho chương trình, bạn nên làm việc trước các cơ quan có thẩm quyền hoặc phường, quận nơi diễn ra roadshow, tránh để cơ quan chức năng can thiệp dẫn tới hỏng show.

5.    Thiết kế lộ trình chạy roadshow

Dĩ nhiên khi bạn chạy roadshow trên phố đông đúc, người qua lại sẽ lan tầm ảnh hưởng của show. Nhưng lợi bất cập hại, nếu bạn di chuyển vào lúc đường phố đang đông đúc, cảnh sát giao thông sẽ chú ý đến bạn. Khi đó bạn cần một người đủ khả năng nói chuyện với cảnh sát, hoặc cách tốt nhất là tách ra nhiều đoàn để tránh làm ảnh hưởng tới giao thông  người đi đường.

6.    Vấn đê phát sinh khi chạy roadshow ở tỉnh

Ở các khu đô thị, việc chạy roadshow tương đối dễ dàng và thu hút được chú ý của khá nhiều người xung quanh khi đội ngũ nhân sự đều làm việc, học tập, sinh sống tại những những điểm sẽ đi qua. Tuy nhiên, khi chương trình tổ chức ở tỉnh thì nên chú ý đến những chi phí phát sinh như phương tiện di chuyển và ăn ở của nhân sự, tìm hiểu kĩ các tuyến đường để tránh bị lạc, gây chậm tiến độ.

7.    Vấn đề di chuyển trên đường

Bởi thói quen và khả năng điều khiển xe của từng thành viên trong đoàn khác nhau nên việc di chuyển trên những đoạn đường sẽ khá khó khăn, rất có thể sẽ xảy đến tình trạng tách đoàn.

8.    Khó khăn đặc biệt khi chạy roadshow bằng ô tô

Thực hiện roadshow bằng ô tô không còn là điểu còn quá xa lạ. Tuy nhiên, việc thực hiện chạy roadshow bằng ô tô còn khó khăn, phức tạp hơn khi chạy bằng xe máy, xe đạp.

Chi phí dành cho chương trình này không hề nhỏ, thậm chí có thể lên tới cả tỷ đồng, bên cạnh đó là những thủ tục rắc rối khiến chương trình diễn ra không đúng tiến độ. Do đó việc tổ chức road show thiếu chuyên nghiệp, chương trình sẽ không thành công thì sẽ dễ dàng trở thành những chương trình khoe mẽ và gây phản hồi tiêu cực về event của bạn nói chung và cho chương trình bạn muốn quảng bá nói riêng.

Để khắc phục những khó khăn nói trên, rất cần những công ty tổ chức sự kiện làm việc chuyên nghiệp để chương trình thành công và không phát sinh những chi phí không cần thiết. Với kinh nghiệm 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, với kinh nghiệm tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ. Chúng tôi tự tin sẽ mang đến cho khách hàng những chương trình road show ấn tượng nhất với chi phí tiết kiệm nhất. Công ty tổ chức sự kiện Vietwind sẽ luôn đồng hành cùng bạn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức sự kiện và teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 - 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email: sales@vietwind.com.vn