Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo thành công

Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo thành công

Hội nghị khách hàng là một hình thức quan trọng để tăng cường sự gắn bó của khách hàng với công ty, là một biện pháp có hiệu quả, liên quan mật thiết, tình cảm với khách hàng.Thông thường quy trình một buổi hội thảo, hội nghị bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới th Các buổi hội nghị (convention, conference, meeting), hội thảo (workshop), chuyên đề (seminar), tập huấn (traning event), dù cho tổ chức cho một vài chục người  hay hàng trăm người đều đòi hỏi sự tươm tất, chu đáo của ban tổ chức.iệu sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có), trao đổi, thảo luận cùng các tiết mục văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng.
 

Chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra

Phải thành lập ban tổ chức phân công rõ ràng, trách nhiệm đến từng người.

Lập bảng kế hoạch chi tiết tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện. Mọi việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu đáo, tỷ mỉ. Thành lập nhóm thực hiện, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại chia thành ba nhóm nhỏ:

Bộ phận đối ngoại: Phụ trách lên danh sách khách mời, chuẩn bị thiệp mời, gửi thư mời khách, kiểm tra phản hồi của khách để chốt danh sách tham dự sự kiện hội nghị.

Bộ phận hậu cần: Phụ trách thiết kế ý tưởng, thuê hội trường tổ chức, kịch bản nội dung, phương tiện giao thông, đãi tiệc, tặng phẩm, phần thưởng, setup sân khấu, backdrop, âm thanh, ánh sáng, banner…

Bộ phận lễ tân: Checklist khách mời đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường, phục vụ khách mời tại hội nghị (Trước, trong và sau hội nghị kết thúc). Tặng quà và tiễn khách.

Để tránh bỏ sót các chi tiết trong khâu tổ chức, ban tổ chức cần lên kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo và phân việc cho từng người.

Thông thường tùy vào quy mô, tính chất cụ thể từng chương trình mà người ta phân thành nhiều bước khác nhau nhưng nhìn chung lại thì quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo thường tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị, hội thảo

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo\

Mục đích, yêu cầu cần đạt được của cuộc hội nghị, hội thảo

Nội dung của hội nghị, hội thảo

Thời gian, địa điểm của hội nghị, hội thảo

Kinh phí dự trù tổ chức hội nghị, hội thảo

Dự kiến đơn vị phân phối tổ chức

Lên kế hoạch khách mời

Chương trình của hội nghị

Chuẩn bị các nội dung các báo cáo chính khai mạc, bế mạc cuộc họp, hội nghị, hội thảo.

Bước 3: Các công tác chuẩn bị cho hội nghị, hội thảo

Truyền thông, thông báo cho sự kiện

In ấn tài liệu

Phát thư mời

Chuẩn bị phòng họp (phòng hội nghị, hội thảo, hội trường) đầy đủ khẩu hiệu, trang thiết bị, nội thất…

Đặt các dịch vụ kèm theo như: lễ tân. Teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón…

Bước 4: Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu

Điều khiển dẫn chương trình cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Bước 5: Kết thúc cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Ghi biên bản hội nghị

Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo hội nghị

Bước 6: Xử lý thông tin cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo

Kiến nghị các tổ chức đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung hội nghị.

Bước 7: Đánh giá hiệu quả của hội nghị, hội thảo

Để có một buổi hội nghị, hội thảo thành công cần phải trải qua nhiều khâu chuẩn bị. Ngoài việc chuẩn bị nội dung chuyên môn cho cuộc họp thì khâu tổ chức hội nghị, hội thảo sao cho chuyên nghiệp và thuận lợi lôi cuốn khách hàng là việc không phải dễ dàng.

Với kinh nghiệm 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi đã làm hài lòng rất nhiều khách hàng. Với đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động cùng với sự sáng tạo không ngừng, chúng tôi luôn mang đến sự khác biệt cho chương trình của bạn. Với kinh nghiệm cùng với sự chuyên nghiệp của mình, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới sự an tâm cho chương trình của bạn. Công ty sự kiện Vietwind luôn rộng cửa chào đón bạn.

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức sự kiện và du lịch - teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 - 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email: sales@vietwind.com.vn