Tổ chức hội nghị, hội thảo như thế nào cho người mới tổ chức?
Tổ chức hội nghị, hội thảo như thế nào cho người mới tổ chức?
Ngày nay, những cuộc hội nghị, hội thảo diễn ra vô cùng thường xuyên mà chúng ta có thể thấy ở bất cứ công ty nào. Đó là những cuộc hội thảo về bán hàng, hội thảo về chương trình ra mắt sản phẩm mới.
Các buổi hội nghị, hội thảo dù tổ chức cho vài chục người hay hàng trăm người đều đòi hỏi sự chu đáo, cẩn thận của ban tổ chức. Vì vậy, nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu thì các bạn nên nắm vững những điều dưới đây để có thể trả lời được câu hỏi: “Tổ chức hội thảo như thế nào”.
Để tổ chức hội nghị, hội thảo, bạn cần
ghi nhớ những điều sau:
Thứ 1: Lên chủ đề cho cuộc hội thảo
Nội
dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của buổi hội thảo, nó quyết định mục
đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. Ví dụ như
chủ đề của một buổi hội thảo dành cho nhà phân phối với chủ đề: “Tri ân khách
hàng”.
Thứ 2: Làm việc với người phát ngôn, diễn
giả, khách mời.
Bạn
cần bàn bạc với họ về nội dung và thời gian của buổi nói chuyện đấy. Tuy nhiên, có rất nhiều chương trình vì diễn
giả không kiểm soát tốt thời gian gây mất thời gian. Nhiều nhà tổ chức lúng túng
khi xử lý việc này dẫn đến diễn giả sau có ít thời gian để nói hoặc kéo dài cuộc
hội thảo.
Bạn
nên chuẩn bị trước các hình thức nhắc khéo diễn giả như truyền giấy hoặc giơ bảng
thông báo thời gian còn lại cho họ, như vậy sẽ kiểm soát chương trình tốt hơn.
Đối với những diễn giả lớn, mời những diễn giả nổi tiếng, bạn phải cân nhắc việc
đưa đón họ để đảm bảo tiếp đón chu đáo.
Những
thông tin về diễn giả rất quan trọng trong các buổi hội thảo vì uy tín của họ
quyết định hấp dẫn của event đó. Bởi vậy, nên công bố rõ ràng tên, chức danh của
diễn giả.
Thứ 3: Tìm kiếm địa điểm phù hợp
Bạn
nên tổ chức ở những nơi phù hợp với mục đích của cuộc hội thảo, chẳng hạn như một
hội thảo lớn cần tổ chức ở trung tâm hội nghị hay khách sạn.
Bạn
cũng nên kiểm tra những tiện ích mà chủ
địa điểm cung cấp cho bạn từ đó giảm được chi phí và tính phí cho phù hợp.
Thứ 4: Những vật dụng cần thiết cho hội
thảo
Hãy
dự trù tất cả những vật dụng cần thiết cho cuộc hội thảo để đảm bảo việc tổ chức
diễn ra chu đáo nhất.
Bạn
cũng cần hỏi rõ nhu cầu của diễn giả có cần thêm những vật dụng hỗ trợ nào
không, chẳng hạn diễn giả muốn bạn tham gia một trò chơi, một bài tập nhỏ thì sẽ
cần thêm giấy bút, đạo cụ giảng dạy, hoặc micro cài áo thay vì micro cầm tay.
Thứ 5: Việc đăng kí
Bạn
cần suy nghĩ về hình thức đăng kí tham dự sao cho phù hợp. Có thể yêu cầu trả
tiền trước hoặc thu tiền tại event hoặc đăng kí online qua trang web hay nhắn
tin vào tổng đài.
Khi
có người đăng kí tham dự, bạn có hình thức xác nhân để họ yên tâm và nhắc nhở
đê họ không quên ngày. Có thể xác nhận bằng email hoặc tin nhắn điện thoại, đến
ngày gần tổ chức, bạn nên nhắc họ về thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo cũng
như vấn đề khác như đi đúng giờ, mang theo card.
Cần
phòng trường hợp mọi người đăng kí quá ít hoặc quá nhiều để có thể thay đổi địa
điểm, phòng tổ chức…quyết định tăng hay giảm khẩu phần ăn, các bàn hanout, phần
quà cho người tham dự.
Lưu ý yếu tố truyền thông khi tổ chức hội
thảo
Nếu
là một sự kiện mà nguồn khách tham dự có sẵn như hội nghị nhà phân phối, bạn sẽ
không phải bận tâm nhiều về truyền thông, tuyên truyền để mời khách. Nhưng với
hội thảo thu phí hay tự do, bạn cần dành thời gian cho công tác tuyên truyền nếu
muốn chương trình của mình đông người tham dự.
Các
kênh truyền thông hiệu quả bao gồm: Báo chí, diễn đàn, mạng xã hội..Đối với hội
thảo có tính phí người tham dự tương đối cao, bạn cần các phương thức truyền
thông mang tính tiếp cận gần hơn. Đặc biệt, nhớ lựa chọn thời gian truyền thông
cho phù hợp, không nên cận ngày hay quá sớm.
Hi
vọng với những thông tin trên, các bạn sẽ trả lời được câu hỏi “tổ chức hội thảo
như thế nào” cũng như không còn phải lung túng khi phải tổ chức một cuộc hội thảo.
Đặc
biệt để chương trình diễn ra một cách chuyên nghiệp, bạn nên hợp tác với những
công ty sự kiện để có cho mình những cuộc hội thảo ưng ý nhất. Với kinh nghiệm
5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, cùng đội ngũ nhân lực giàu tâm huyết, chắc
chắn chúng tôi, công ty tổ chức sự kiện Vietwind sẽ magn đến cho các bạn những
buổi hội thảo hấp dẫn và ấn tượng nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay nhé.
Nhận xét
Đăng nhận xét