Cách thức tổ chức hội nghị, hội thảo thành công, chuyên nghiệp
Cách thức tổ chức hội nghị, hội thảo thành công, chuyên nghiệp
Tổ chức hội nghị, hội thảo là một hình thức hiệu quả để giúp tiếp cận và trao đổi cũng như tiếp thu kiến thức về một chủ đề nào đó mà mọi người tham gia quan tâm. Thông thường kết cấu của một chương trình hội nghị, hội thảo thường đơn giản, bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm mới, trao đổi, thảo luận cùng các tiết mục phụ như văn nghệ, trò chơi…
Vậy để tổ chức một chương trình hoàn hảo, thành công mỹ mãn, chúng ta cần quan tâm đến những vấn đề gì?
1. Lên chủ đề cho chương trình
Nội dung chính hay topic (chủ đề) là phần
quan trọng nhất của chương trình, nó xuyên suốt chương trình, nó thể hiện mục
đích tham dự của người tham dự. Chẳng hạn một buổi hội thảo dành cho người khởi
nghiệp có thể lên chủ đề “kĩ năng tạo lập quan hệ trong kinh doanh”, một buổi
dành cho nhà phân phối có thể là tri ân khách hàng hay nhân dịp kỉ niệm công ty…
Đối với những chương trình mà bạn bán
vé tham dự hoặc mở cửa tự do thì nội dung chương trình rất quan trọng vì nó quyết
định có đông người tham dự hay không. Nếu có thể hãy khảo sát những khách hàng
tiềm năng để tìm cho mình những chủ đề thích hợp nhất.
2. Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời
Việc mà ban tổ chức thường làm với những
vị khách mời là bàn bạc với họ về nội dung buổi trò chuyện, thời gian trò chuyện.
Tuy nhiên đã có nhiều chương trình diễn ra không hoàn hảo vì diễn giả không kiểm
soát tốt thời gian, họ có thể cao hứng nói nhiều dẫn tới thiếu thời gian cho những
diễn giả tiếp theo hoặc chương trình bị kéo dài. Bạn nên chuẩn bị các hình thức
nhắc khéo diễn giả, bằng cách truyền giấy hoặc giơ bảng thông báo thời gian còn
lại dành cho họ, từ đó sẽ giúp kiểm soát chương trình tốt hơn.
Trong những buổi hội thảo lớn, khi mời
những diễn giả tiếng tăm, bạn nên cân nhắc việc đưa đón diễn giả để đảm bảo sự
đối đãi chu đáo dành cho họ. Nếu diễn giả đến từ nơi khác, hãy sắp xếp phương
tiện đi lại, chỗ ăn ở, … nên đặt phòng khách sạn gần nơi tổ chức hội nghị, hội
thảo để đảm bảo chương trình thuận tiện
đi lại.
Những thông tin về diễn giả rất quan trọng
trong các buổi hội thảo, huấn luyện, chuyên đề .. liên quan đến việc diễn thuyết,
tập huấn… uy tín của họ sẽ quyết định sự hấp dẫn của chương trình đó. Bởi vậy
nên công bố rõ ràng tên, chức danh của diễn giả, nếu diễn giả chưa nổi tiếng lắm
hoặc đến từ nơi khác…
3.
Tìm kiếm địa điểm phù hợp
Bạn nên lựa chọn địa điểm phù hợp với mục
đích tổ chức của mình, chẳng hạn như một buổi hội thảo lớn cần tổ chức ở các
trung tâm hội nghị hay khách sạn hay một buổi workshop nhỏ mang không khí thân
mật có thể tổ chức ở một quán café. Bạn không nên chọn địa điểm quá rộng so với
số người tham dự, như vậy sẽ làm không khí bị loãng.
Bạn cũng nên kiểm tra những tiện ích có
sẵn của địa điểm cung cấp để xem phần
nào tính phí và phần nào miễn phí để lên dự trù kinh phí cho phù hợp.
4. Những vật dụng cần thiết cho buổi hội nghị, hội thảo
.jpg)
Hãy dự trù tất cả những vật dụng cần
thiết tại event để đảm bảo việc tổ chức diễn ra chu đáo nhất.
Bạn cũng cần hỏi rõ nhu cầu của diễn giả,
xem trong quá trình nói chuyện, họ có cần thêm những vật dụng nào không, chẳng
hạn diễn giả muốn chơi một trò chơi nho nhỏ thì cần chuẩn bị giấy bút, đạo cụ
giảng dạy, họ muốn rảnh tay để diễn thuyết thì cần chuẩn bị micro cài áo thay
vì micro cầm tay, họ muốn chiếu hình ảnh thì cần chuẩn bị màn chiếu và âm thanh
dẫn từ laptop ra ngoài. Bạn đừng mặc định diễn giả cần gì sẽ nói với bạn vì nhiều
khi họ cũng sơ suất trong khâu chuẩn bị.
5.
Truyền thông cho sự kiện
Nếu là một sự kiện mà nguồn khách tham
dự có sẵn như hội nghị nhà phân phối, huấn luyện công ty, bạn sẽ không phải bận
tâm nhiều về vấn đề truyền thông, tuyên truyền để mời khách. Nhưng với những hội
thảo hay lớp học thu phí hay mở cửa tự do, bạn cần dành nhiều thời gian cho
công tác tuyên truyền.
Một số kênh truyền thông hiệu quả bao gồm:
Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội…Đối với những hội thảo có tính phí tương
đối cao, bạn cần những hình thức truyền thông mang tính “tấn công” như gọi điện
thoại trực tiếp với người tham dự. Đối với sự kiện dành cho đối tượng tham dự
tương đối cao cấp như giám đốc, chủ doanh nghiệp, bạn cần bố trí nhân viên gọi
điện mời họ tham dự, đừng trông đợi vào việc gửi email sẽ có người đăng ký tham
dự.
Bạn cũng cần thời gian cân nhắc cho phù
hợp, nếu truyền thông quá cận ngày tổ chức thì người tham dự dễ bận những việc
khác hoặc truyền thông sớm quá, người tham dự dễ quên chương trình của bạn, vì
thế cần cân nhắc thời gian truyền thông.
Database khách tham dự tiềm năng là một
công cụ quan trọng để bạn chào bán hội thảo của mình, bạn có thể mua lại dữ liệu
khách hàng từ công ty quảng cáo, truyền thông, website giới thiệu việc làm hay những trang cung cấp khách hàng chuyên
nghiệp. Tùy vào hình thức tuyên truyền, bằng email hay số điện thoại để bạn quyết
định danh sách phù hợp với mình.
6. Việc đăng ký
Cần suy nghĩ về hình thức đăng kí tham
dự sao cho phù hợp, nên yêu cầu trả trước hay thu tiền tại event, nên đăng kí
qua website hay nhắn tin vào tổng đài điện thoại, nếu thu tiền yêu cầu chuyển
khoản, đến tận nơi đóng tiền hay cần có nhân viên thu phí.
Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực
tổ chức sự kiện, cùng đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động, nhiệt huyết, chắc
chắn chúng tôi, công ty tổ chức sự kiện Vietwind sẽ mang tới cho bạn những
chương trình hội nghị, hội thảo tuyệt vời nhất.
Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi
ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình tuyệt vời
nhất.
Nhận xét
Đăng nhận xét